最近、企業研修として個別レッスンをする機会が増えています。分かりやすく説明する必要のある職場の方々に、「どうすれば短時間で伝わる説明ができるのか」というコツをお伝えしています。

レッスンではまず、次の3つを明確にしていただきます。

１）説明の目的は何か？

２）誰に伝えたいのか？

３）何を伝えたいのか？

この3つを明確にするだけで、説明の土台が整います。

そのうえで、5W3Hで必要な情報を整理し、分かりやすく説明する“型” を紹介しています。

ところが、先日のレッスンで生徒さんからこんな声がありました。「型は分かるけれど、すぐに報告しなきゃいけない場面では使えない。」

すぐに報告する時は、脳が忙しくなり、あせってしまいますね。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　でも、もしかすると、「準備＝時間が必要」と思い込んでいませんか？

実は、時間がなくても1分で準備はできるのです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　私は、司会の仕事を長年してきましたが、急な対応は日常茶飯事でした。

・急にインタビューする⇒え？何を訊くの？

・急に5〜10分の話でつなぐ⇒え？何を話すの？

・取材した内容をすぐに伝える⇒構成は？情報の取捨選択はどうする？

「ちょっと話をまとめますから、待っていただけますか」とは言えない世界です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　私は、ずっと「この急な対応」と向き合ってきました。

実際には、時間がなくても準備はできるのですよ。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そして、その方法は、誰でも身につけられます。

職場でたとえると、 指示された業務を終えて、すぐに報告しなければならない場面です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ここでは、「1分だけ準備する技術」が役立ちます。　　　　　

やることは3つだけ。

① 5W3Hでキーワードを書き出す

必要な要素だけを短くメモします。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）
• How much（どれくらい）

② 説明の型に合わせて番号を振る

報告の型は、どちらでも構いません。

• 結論 ⇒ 経過 ⇒ 補足
• 概要 ⇒ 詳細 ⇒ まとめ

業務報告のような“急ぎの場面”では、

このような シンプルな3ステップの型 が最も使いやすく、その場で整える技術として実践的です。

キーワードに番号をつけるだけで、話す順番が決まります。

③ 番号の順に話す

これで、説明が完成します。

頭の中が整理されているので、落ち着いて、分かりやすく伝えられます。

• 話がブレない
• 聞き手が理解しやすい
• 下準備がなくても対応できる

これは、どんな職種でも使える技術です。

「準備する時間がない」そう感じる場面は誰にでもあります。

でも、「準備は時間ではなく、技術」です。

要点を確認し、5W3Hでキーワードを書き、説明の型に番号をつける。

この3つだけで、あなたの説明は驚くほど伝わりやすくなります！

是非、お試しください。